Perguntas Frequentes – DNET


ESPECIFICAÇÕES

1. Qual a importância da especificação em um pedido?

A especificação é a coluna vertebral em um pedido, isso quer dizer uma especificação incompleta ou incorreta, poderá acarretar em perdas para o solicitante, isso porque, será realizada uma pesquisa de mercado errada e consequentemente um preço referencial prejudicado, atrapalhando todo o procedimento de compra ou contratação de um serviço

2. Onde encontro a especificação de um item?

A especificação de um item deve ser localizada no site da Bolsa Eletrônica de Compras – BEC

3. O que é a BEC?

A BEC/SP é um portal de compras eletrônicas criado pelo Governo do Estado de São Paulo, por meio deste portal, órgãos da Administração Estadual adquirem bens e contratam serviços.

4. Como consultar um item de Material?

Acesse do site www.bec.sp.gov.br, no menu esquerdo no ícone “Acessos” na opção “Catálogo”, clique em “Materiais Novos”, na próxima tela clique no campo “Descrição do item” preencha o nome do material desejado e após clique na lupa (buscar).

Dica: tente utilizar palavras chaves ou técnicas do item desejado

5. É possível otimizar uma consulta BEC?

Sim! Para otimizar a pesquisa na BEC utilize a opção “Buscas Avançadas”. Acessando o site www.bec.sp.gov.br, no menu esquerdo no ícone “Acessos” na opção “Catálogo”, em “Materiais Novos”, ou “Serviços”, clique em “Buscas Avançadas”, selecione o grupo, e a classe, e clique em “Buscar”, em seguida localize na relação o material ou serviço desejado.

6. Como se consulta um item de serviço na BEC?

A consulta de um item de serviço é muito parecida com o item de material, deve-se acessar o site www.bec.sp.gov.br, no menu esquerdo no ícone “Acessos” na opção “Catálogo”, clique em “Serviços” na próxima tela clique no campo “Descrição do item” preencha o nome do serviço desejado e após clique na lupa (buscar).

Dica: tente utilizar palavras chaves ou técnicas do item desejado.

7. Qual a estrutura de classificação do código da BEC?

A estrutura é Grupo/ Classe/ Material ou Serviço/ Item.

8. Qual a definição de Grupo?

É o nível mais amplo de organização da estrutura de cadastro.  Representa, de forma genérica, um conjunto de materiais ou serviços com afinidade entre si.  

9. Qual a definição de Classe?

Classe é a subdivisão do Grupo. É o nível de organização que aloca seus componentes a partir de uma finalidade específica que os materiais ou serviços apresentam.

É possível localizar a classe de um item acessando o site www.bec.sp.gov.br, no menu esquerdo no ícone “Acessos” na opção “Catálogo”, clique em “Materiais Novos” ou “Serviços”, na próxima tela clique no campo “Descrição do item” preencha com o nome do material ou serviço desejado e após clique na lupa (buscar).

Abrirá uma relação com todos os itens associados à sua pesquisa, após selecionar o item desejado encontrará a classe logo abaixo da “Informações Gerais sobre o item”, no segundo quadro após o grupo.

10. Qual a definição de Material/Serviço?

É o nível genérico da classificação do cadastro, por exemplo, imagine que determinada unidade queira comprar um Microcomputador, ela vai digitar microcomputador, ao escolher o item, é possível verificar que o Grupo (com dois dígitos) é Informática, a Classe (com quatro dígitos) é Computadores e o Material é Microcomputador.

No caso de serviço, temos a dedetização, a consultar e clicar no item, é possível verificar que o Grupo é Serviços Gerais (com um digito), a Classe é Serviços de Desinfecções, Desratizações e Dedetizações (com três dígitos) e o Serviço é Serviço de Dedetização.

11. Qual a definição de Item?

É o nível mais específico de classificação da estrutura da descrição. É o local em que um descritivo, individualmente, será incluído sem que haja outro no lugar, respeitando a estrutura do material, ou serviço determinada como sua base.

12. Como localizar a unidade de fornecimento no item da BEC?

Acesse o site www.bec.sp.gov.br, no menu esquerdo no ícone “Acessos” na opção “Catálogo”,  clique em “Materiais Novos” ou “Serviços”, na próxima tela clique no campo “Descrição do item” preencha com o nome do material ou serviço desejado e após clique na lupa (buscar). 

Abrirá uma relação com todos os itens associados à sua pesquisa, após selecionar o item desejado encontrará a unidade de fornecimento logo abaixo da “especificação técnica do item”.

13. O que fazer caso após realizar a pesquisa, não encontre a especificação desejada na BEC?

O bem que eventualmente não constar no cadastro da BEC deverá ser previamente incluído. Para isso, a Unidade deverá solicitar a Divisão de Normas e Especificações Técnicas – DNET, o gabarito de cadastro de item de material, que deverá ser preenchido preferencialmente por um especialista de acordo com as informações solicitadas, sem direcionamento a uma determinada marca/modelo, devidamente acompanhada de catálogos ou sites, por meio de captura da tela, que possam atender no mínimo 03 (três) marcas diferentes. Tal exigência é necessária para que seja demonstrada a competitividade no mercado e não configure direcionamento de especificação.

Após o preenchimento do gabarito deve-se encaminhar para a DNET, para solicitar a inclusão do item de material junto a Secretaria da Fazenda no sistema (BEC). Em seguida, aguardar um período mínimo de 10 dias úteis, para a validação da Secretaria da Fazenda no sistema BEC, lembrando que a proposta pode ser rejeitada pelo gestor da classe. Caso isso ocorra, será necessário corrigir as alterações necessárias para a validação da proposta. Após a inclusão do item no sistema a DNET informará ao solicitante.

14. Como especificar bens?

Para especificar um bem, é necessário informar as dimensões, as unidades de medidas, composição do material, capacidade, potência, consumo, resistência, precisão, tipo, forma, embalagem, acessórios, requisitos de garantia, segurança, enfim, as características essenciais.

15. Quando considerar uma especificação técnica ideal?

A descrição ideal é aquela que consegue detalhar o bem de forma a garantir uma aquisição de qualidade, sem direcionamento de marca, ou ainda que impeça a ampla participação de fornecedores.

16. Posso montar uma solicitação de aquisição com itens de naturezas de despesas diferentes?

Não! Se o pedido tiver mais de um item para compor a Solicitação de Aquisição, esses itens deverão ter a mesma natureza de despesa para compor um mesmo pedido. Se forem diferentes, deverão ser feitas Solicitações de Aquisições separadas.

TERMO DE REFERÊNCIA

1. O que é um Termo de Referência?

Termo de referência é o  documento necessário para a contratação de bens e serviços, que deve conter os seguintes parâmetros e elementos descritivos: definição do objeto, incluídos sua natureza, os quantitativos, o prazo do contrato e, se for o caso, a possibilidade de sua prorrogação; bfundamentação da contratação, que consiste na referência aos estudos técnicos preliminares correspondentes ou, quando não for possível divulgar esses estudos, no extrato das partes que não contiverem informações sigilosas; descrição da solução como um todo, considerado todo o ciclo de vida do objeto; requisitos da contratação; modelo de execução do objeto, que consiste na definição de como o contrato deverá produzir os resultados pretendidos desde o seu início até o seu encerramento; modelo de gestão do contrato, que descreve como a execução do objeto será acompanhada e fiscalizada pelo órgão ou entidade; critérios de medição e de pagamento; forma e critérios de seleção do fornecedor; estimativas do valor da contratação, acompanhadas dos preços unitários referenciais, das memórias de cálculo e dos documentos que lhe dão suporte, com os parâmetros utilizados para a obtenção dos preços e para os respectivos cálculos, que devem constar de documento separado e classificado.

2. O que significa Especificação Técnica?

É o ato de especificar evidenciando a particularidade de um determinado produto/bens, com sua caracterização, classificação, diferenciação, discriminação, particularização e outros.

3. Qual a importância da Especificação Técnica no Termo de Referência?

É o documento que detalha as principais informações da fase interna da licitação e, por isso, deve ser construído com cuidado e atenção, já que seus dados servem de espelho para elaboração do edital e contrato administrativo. A especificação do objeto é um dos elementos mais sensíveis do TR.

4. Quais cuidados especiais que devemos ter na elaboração da especificação técnica de bens?

A especificação técnica do objeto deve ser descrita de forma precisa, clara, suficiente para atender a necessidade do solicitante. Não é possível indicar marca, salvo quando devidamente justificado.

O Detalhamento do objeto, deve informar as características essenciais sem direcionamento de marca/modelo de um determinado fabricante. O detalhamento deve proporcionar competição entre os fornecedores. Na descrição, deve ser prevista a medida, a capacidade, a potência, o consumo, a composição, a resistência, a precisão, o tipo, ou seja, a descrição do objeto não pode deixar margem a qualquer dúvida.

No caso de serviço, é importante detalhar o passo a passo do que se pretende executar, e quando necessário citar a especificação técnica do material utilizado.

5. Quais os requisitos mínimos de qualidade do objeto que pode constar dentro de uma especificação técnica (TR)?

Utilidade, resistência, garantia, manual técnico de instalação, segurança e Normas aplicado para o produto.

6. Posso solicitar normas técnicas (Ex.: ABNT e INMETRO) dentro da Especificação Técnica no TR?

Sim, entretanto se faz necessário o envio da justificativa da solicitação de normas para constar no Edital, ainda que sejam normas consideradas compulsórias.

7. O que é indispensável na especificação técnica do termo de referência?

Na especificação técnica deve ser observado os seguintes pontos:

– O Detalhamento do objeto, ou seja, a especificação técnica não pode ser suscinta, de forma a suprimir informações ou detalhes, e nem exagerada a ponto de direcionar o certame no caso de aquisição.

– Na aquisição é necessário citar todas as características pertinentes ao bem, como informado anteriormente.

– Estando vedado, em regra especificar Marca, salvo quando devidamente justificado.

– Verificar padrões tecnológicos vigentes para produto ou serviço, para evitar a aquisição de produto “fora de linha”, descontinuado ou de difícil manutenção por falta de peças de reposição.

8. Poderia apresentar um exemplo?

Sim, por exemplo na especificação técnica do serviço de manutenção de ar condicionado deve ser citado a quantidade de equipamentos, as características do bem como a Marca/Modelo, BTU’S, número de patrimônio, quando houver, e a localização de cada aparelho.

Detalhar a manutenção, explicando quais ajustes serão feitos, como se dará a limpeza, citando quais produtos serão aplicados (não tóxicos, não inflamáveis, inodoros e biodegradáveis), lubrificantes, filtros, graxas, isolantes, tintas, etc.

No caso de troca de peça, deverá ser citado a quantidade e especificação técnica da respectiva peça.

9. Geralmente onde acontecem as falhas na especificação técnica?

Na falta de detalhamento do objeto ou no direcionamento de marca e modelo

10. Existe diferença entre Termo de Referência e Memorial Descritivo?

Sim, o Termo de Referência é mais abrangente, já o Memorial Descritivo é um dos requisitos na elaboração de um projeto básico de uma obra ou serviço de engenharia, por exemplo.

11. No caso de uma prestação de serviços, como deve ser elaborado o termo de referência?

No TR deverá conter as especificações técnicas necessárias à descrição dos serviços; o quantitativo de serviço demandado, que deve se pautar no histórico de utilização do serviço pela unidade; prazo de garantia do serviço, bem como os termos de tal garantia.

12.  Como será a forma da prestação dos serviços, em um TR? (Jorge)

A forma de prestação de serviços deve ser detalhada de forma minuciosa as tarefas a serem desenvolvidas pela Contratada, vez que a Administração só poderá, no momento da fiscalização do contrato, exigir o cumprimento das atividades que tenham sido expressamente arroladas no Termo de Referência.

Para a perfeita execução dos serviços, a CONTRATADA deverá disponibilizar os materiais, equipamentos, ferramentas e utensílios necessários, nas quantidades estimadas e qualidades a seguir estabelecidas, promovendo sua substituição quando necessários. Além disso, é importante descrever a metodologia de avaliação da execução dos serviços, deverá ser apresentada a base nos parâmetros mínimos.

Para elaboração do TR deve-se inserir todas especificações técnicas necessárias à execução do objeto licitado. Se precisar inserir outros documentos (especificações técnicas, tabela de locais, etc), utilizar subanexos (Anexo I.1, Anexo I.2, etc.).