Perguntas Frequentes – DCA


JUSTIFICATIVAS

1. Por que devo justificar a necessidade da contratação?

É importante esclarecer que a motivação é um dos princípios que a Administração Pública deve seguir quando da aquisição de algum bem ou até mesmo na contratação de um qualquer serviço, dessa forma é necessário justificar a necessidade, o solicitante deverá demonstrar as razões pelas quais precisa do objeto e o porquê das especificações técnicas apresentadas e da quantidade solicitada, inclusive a destinação do bem ou serviço.

2. O que é preciso justificar?

Como explicado anteriormente, a justificativa é o documento que vai evidenciar a necessidade, é o meio de se demonstrar a necessidade da contratação, normalmente respondendo-se a razão pela qual o bem ou serviço é necessário para que o órgão possa desempenhar suas atividades.

 Além disso, deverá ser demonstrada, formalmente, como foram estabelecidas as especificações técnicas do bem ou serviço e como foi estimada a quantidade a ser adquirida.

Definir “por que”, “para que” e “para quem” o objeto deverá ser adquirido e ou contratado.

3. Quem deve apresentar as justificativas?

As justificativas devem ser apresentadas pelo setor requisitante, esclarecendo:

–  A razão pela qual há a necessidade da contratação;

– Descrever todas as características essenciais do objeto e esclarecer a razão pela qual as especificações indicadas são as mais adequadas às necessidades, e

–  O quantitativo estimado.

4. Podemos nos aprofundar um pouco mais em relação às justificativas?

Sim, a justificativa deve ser bem EXPRESSA, de forma a esclarecer a efetiva necessidade pública da aquisição (qual o motivo pelo qual a aquisição é imprescindível?), Por exemplo, vamos imaginar que determinada Unidade deseja adquirir impressoras 3D, na justificativa deve-se explicar  como esta “fortalecerá a prática pedagógica”.

Quais cursos aderem a esta aquisição? Qual o universo de alunos atendidos? Como esta aquisição os “aproximará daquilo vivenciado no mundo do trabalho”?

Um outro exemplo seria: a Unidade quer adquirir cadeiras, ela deverá se perguntar:

Quantas cadeiras a unidade dispõe?

Quantos são os usuários das cadeiras que serão beneficiários com a aquisição?

Serão bens para substituição de cadeiras antigas que estão quebradas?

O custo de reparo das cadeiras antigas as qualifica como irrecuperáveis, tornando mais vantajoso a aquisição de novas?

Quantas cadeiras precisarão ser substituídas?

Foram nomeados novos servidores para o setor?

Quantos servidores estão sem cadeira em virtude de tal nomeação?

5. Quais documentos devem ser enviados junto com a justificativa?

Após entender a necessidade da Unidade, o solicitante deverá enviar junto ao pedido a justificativa, esse modelo consta nas instruções 4 e 5 da DCA, além da justificativa outros documentos irão compor o pedido da Unidade, e cada um deles serão explicados nos próximos Podcasts.

PESQUISA DE MERCADO

1. Existe alguma legislação que rege a Pesquisa de Mercado?

Sim, o Decreto Estadual 63. 316/2018.

2. De acordo com essa legislação, qual regra deve ser seguida?

Em regra, conforme estabelecido no Decreto 63.316/2018, deverá ser dado preferência aos preços registrados no Banco Eletrônico de Preços – Preços SP.
O Preços SP está disponível no site da BEC, após acessar o Banco Eletrônico de Preços SP, e constatando a existência de Indicadores de Preços, o interessado deverá optar por uma das opções de preços unitários sendo: Mínimo, Média, Mediana ou Máximo, e elaborar seu preço referencial com base no indicador de preço adotado. Aplicar a seguinte fórmula para encontrar o preço referencial: multiplicar a quantidade a ser adquirida X indicador de preço.

3. Além do Preços SP, existe mais alguma forma de se realizar a pesquisa de mercado?

Poderá ser utilizado na pesquisa de preço, contratações similares de outros entes públicos, desde que estejam em execução ou concluídas nos 180 (cento e oitenta) dias anteriores a data da pesquisa de preços.

4. É possível realizar a Pesquisa de Mercado pela internet?

Sim, é possível utilizar pesquisas de internet desde que sejam observados os seguintes requisitos:

  • deve ser realizada perante empresas legalmente estabelecidas com CNPJ na Receita Federal,como por exemplo a KALUNGA (www.kalunga.com.br).
  • o item cotado deverá estar disponível para venda ou contratação no momento da consulta;
  • a página eletrônica acessada deverá ser copiada e disponibilizada em formato PDF, contendo as seguintes informações relativas ao item pesquisado: identificação do fornecedor (Razão Social e CNPJ);endereço eletrônico; data e hora do acesso; especificação do item; preço e quantidade; (deve ser lançado no sistema a quantidade real almejada)

Para a utilização dessa metodologia, a pesquisa de preço do item na internet refira-se à preço promocional, saldo ou queima de estoque, ou que o item seja usado, avariado, remanufaturado ou proveniente de mostruário, ou que o item tenha especificação ou característica distinta da especificação solicitada, ou se o item for proveniente de sítios de leilão ou de intermediação de vendas e se as informações do site não puderem ser documentadas para posterior comprovação, na ocorrência dessas situações, as cotações deverão ser desconsideradas;

5. O que o interessado deve fazer caso não encontre indicadores de preços, no Preços SP?

Caso a Unidade, após consultar o Banco Eletrônico de Preços SP constatar que não há Indicadores de Preços para o item almejado, deverá ser encaminhada solicitação de orçamento para empresas do ramo de atividade dos bens a serem adquiridos, descrevendo a especificação do bem conforme consta na BEC ou encaminhando o Termo de Referência, quando houver, e nesse caso, deverá ser atestado nos autos que as empresas receberam o Termo de Referência e demais informações sobre o item.

6. Quantas solicitações de orçamentos devem ser enviadas?

Deverão ser encaminhadas tantas solicitações de orçamento quantas forem necessárias para a obtenção de, no mínimo, 03 (três) orçamentos, para demonstrar a competitividade do produto, a Unidade deverá realizar cotação, com 03 (três) marcas diferentes, evitando o direcionamento a determinada marca. Em seguida, deverão ser anexadas ao pedido todas as solicitações de orçamentos (e-mails, se for o caso) encaminhados às empresas para comprovar a ampla pesquisa de mercado, mesmo que a empresa não apresente o seu orçamento, por exemplo: Se a Unidade encaminhar e-mail a 10 (dez) empresas, deverá anexar a impressão dos mesmos e os orçamentos recebidos.

Importante: deveráser atestado nos autos que as marcas e modelos ofertados atendem a especificação do item ou Termo de Referência, por meio de informação simples subscrita pelo servidor que analisou os orçamentos.

7. Existe algum padrão de proposta de orçamento?

Os orçamentos deverão estar em nome do Centro Estadual de Educação Tecnológica Paula Souza ou da Unidade de Ensino, e deverão conter: Razão Social, CNPJ, endereço, telefone e e-mail, preferencialmente em papel timbrado da empresa (no caso de a empresa não possuir papel timbrado, deverá constar o carimbo de CNPJ); Especificação do bem solicitado, que deverá ser idêntica à BEC ou ao Termo de Referência, quando houver, com indicação de marca e modelo; Quantidade, essa  quantidade constante nos orçamentos deverá ser a mesma quantidade solicitada, por exemplo pedido com 20 cadeiras, no orçamento deverá estar descrito na quantidade 20 cadeiras, além do Valor unitário e total dos bens; Condições de Pagamento:  de 30 dias; Validade da Proposta: de, no mínimo, 30 dias; Prazo de entrega: de acordo com o definido pela empresa; Prazo de garantia: de acordo com o definido pela empresa ou definido pelo especialista; Data de expedição do orçamento; e Nome do responsável pela emissão do orçamento.

8. E se for constatado que somente uma marca atende a especificação ou termo de referência?

RESPOSTA: Constatado que somente uma marca e modelo atende ao descritivo, o solicitante deverá reavaliar a especificação do objeto e providenciar outro descritivo técnico do item conforme dispõe o Item 02 e providenciar nova pesquisa de preço.

9. Se houver discrepância entre os valores pesquisados, o que o interessado deve fazer?

Quando houver discrepância entre os valores pesquisados, a Unidade deverá providenciar outros orçamentos, a fim de obter, com maior segurança, o valor real de mercado. Devendo ser desconsiderado o orçamento que apresentou o maior ou o menor valor discrepante. Ou apresentar justificativas do porquê existe essa discrepância. Caso a discrepância apresente variação maior do que 10% (dez por cento) a Unidade deverá ampliar a pesquisa de preços, incluindo até 06 (seis) orçamentos, a fim de comprovar a variação do preço praticado no mercado.

10. Encerrada a pesquisa de mercado qual o próximo passo?

Após a coleta dos orçamentos, será necessária a juntada de cópia do CARTÃO DO CNPJ de cada um dos orçamentos obtidos, que poderá ser emitido no site da Receita Federal.

11. É possível combinar metodologias na elaboração da pesquisa de mercado, por exemplo utilizar Preços SP, mais pesquisa na internet e solicitação de orçamento?

As metodologias, poderão ser utilizadas de forma combinadas ou não, dando sempre preferência para a metodologia do Preços SP;, é importante que a metodologia adotada deverá ser devidamente justificada a qual passará integrar ao Pedido de compra;

12. Existe algum limite de valor para elaborar uma solicitação?

Caso o pedido tenha mais que um item, e existindo itens cujo o valor total seja igual ou superior à R$ 80.000,00 (oitenta mil reais), esses itens deverão ser desmembrados em outro pedido, com a finalidade de respeitar o Estatuto das Microempresas e Empresas de Pequeno Porte.

GESTÃO DAS ATAS DE REGISTRO DE PREÇO

1. Em que momento se inicia a gestão dos contratos na escola e como devemos proceder?

A gestão do contrato na Unidade de ensino, inicia-se a partir do envio do e-mail  por essa Divisão de Compras e Almoxarifado, informando da disponibilidade do Contrato no site do Centro Paula Souza, cabendo assim ao Gestor indicado no contrato:

  • Acessar o site do CPS;
  • Imprimir o contrato e tomar ciência de seu conteúdo;
  • Receber e conferir o material e/ou equipamento;
  • Observar os prazos de entrega estabelecidos no contrato;
  • Sanar quaisquer dúvidas e irregularidades junto a empresa, documentando através de e-mail;
  • Elaborar o TRIAL e anexa-lo a Nota Fiscal enviando ao Núcleo de Orçamentos p/pagamento.

2. Onde estão localizados os Contratos no site do Centro Paula Souza?

Os Contratos assinados estão localizados no site do Centro Paula Souza no seguinte endereço: www.cps.sp.gov.br; “Institucional”, “Contratações”, página: “Contratos”.